no-image

現役外資系コンサルが教える、資料作成の段取りの5つのステップ

皆様こんにちは!

現役外資コンサルタントの謙介です。

本日は、実際にコンサルティング会社で教えられる、資料作成のノウハウを説明します。

皆さんも、会社でPowerpointやKeynoteを使ってよく資料の作成をされるのではないでしょうか?

コンサルタントは、皆が皆『我流』で資料を作っているわけではありません。

ちゃんとした『方法論』や『近道』を押さえて資料を作成しています。その方が効率的なのと、質の高い資料ができ上がるからです。

せっかく資料を作るのであれば、キレイでかっこよく、かつ中身の良い資料を作りたいですよね・・。

と、いうわけで、今日は『資料作成のステップ』を公開します!

1. 資料作成の基本ステップ

「木を切り倒すのに6時間もらえるなら、私は最初の4時間を斧を研ぐことに費やしたい。 」

これは、アメリカ合衆国第16代大統領 エイブラハム・リンカーンの言葉ですが、要するに、準備をすることが非常に重要、と言っているわけですね。

例えば、家を建てる時に、闇雲に家を建て始める大工さんや建築家はいません。

施工を始める前に、入念に計画や下準備に取り掛かりますよね。

資料作成の手順も一緒です。

これは経験則ですが、計画やプランニングに時間をかけることが一番の近道だったりするのです。

なぜならば、企画や段取りがしっかりしていると、作業を始めてから無駄が無くなり、方向性に迷う事なく、『モノを作ること』に集中できるからです。

計画やプランニングなどの『土台』がしっかりしていないと、ああでもないこうでもない・・と些末なディテールに追われて、何回も作り直すハメになってしまいます・・。

というわけで、どんな内容の資料であっても、以下のステップを踏むことが近道です。

■効率的な資料作成の流れ

  1. 5W1Hの確認
  2. 構成の検討
  3. スケルトン作成
  4. コンテンツ作成
  5. お化粧直し

一つ一つ見ていきましょう。

2. 各ステップの詳細

2-1. 5W1Hの確認

これは、皆さんも聞いたことがあるかもしれません。

5W1Hというは、

  • 『誰が(Who)』
  • 『なんで(Why)』
  • 『いつ(When)』
  • 『Where(どこで)』
  • 『Who(誰と/誰に)』
  • 『どうやって(How)』

を抜けもれなく網羅する際に使う考え方です。

例えば、

『この資料は、5月31日お客さん向けの提案に使うもので、内容としては『今後組織をデジタル化する上での懸念事項・検討事項』を明確化することが目的で、プレゼンテーションはお客さんのオフィスの803号室13:00から行う。

理由としては、クライアントである田中太郎本部長が組織をデジタル化する上での懸念事項や検討事項を事前に理解したいと考えているから。』

のように、5W1Hを網羅すれば、上司からの質問も、お客さんからの質問も大体対応できます。

上記のように、いちいち書き出したりする必要はないのですが、自分の中で5W1Hの『抜け漏れ』がないかはしっかり確認しましょう。

2-2. 構成の検討

上長やお客さんに確認する時は、2-1の段階でそもそも5W1Hが合っているかを確認することは非常に重要です。 ここを間違えると、この後の成果物の出来がどんなに良くてもその作業が無駄になることがあります。まずは、概念レベルで良いので認識合わせをし、目的などをきちんと確認しましょう。

2-3. スケルトン作成

大体の方向性が掴めたら、今度は資料の『スケルトン=骨子』を作ります。

この段階では、目次を作ったり、プレゼンをする際の大まかな流れをスライド/ページ別に作ります。まだ資料を作り込む必要はありません。あくまでフローを作成するのが目的です。

例えばパワーポイントであれば、空白のページにワッペンを貼ったりして、『市場分析』とか『商品紹介』とかスライドの主旨を記載したワッペンを貼っても良いでしょう。

重要なのは、資料として順序だってストーリーが組み立てられているか、理論の飛躍はないか、などを俯瞰して確認することです。

スケルトンを作った段階で、必ず上長やお客さんと確認しましょう。ここの構成がしっかりしていれば、後はスライド上の微修正で済みます。スケルトン段階でのスライドのイメージは下記の図の通りです。

 

2-4. コンテンツ作成

ここの段階に来てはじめてコンテンツを作り始めます。とは言っても、あらかじめスケルトンで定義したそれぞれのページを埋めていくだけですが。

ここでようやく、スライドの中身を埋めていくのです(下記スライド参照)。

2-5. お化粧直し

ここまで来たら、後は『最後のツメ』の部分です。見栄えを綺麗にしたり、文言を綺麗にしたり、最終チェックを行いましょう。

私は資料を作ってから4-5回は必ず目を通すようにしています。

『完成した』と思っても、ミスは細部に潜んでいるものです。

ここで気を抜かず、最後まで入念にチェックしましょう。ケアレスミスが1個あるだけでも、お客さんや上長の信頼はガタ落ちになります。

これ、本当です。

可能であれば、同僚のクロスチェックをはさんだりしましょう。

チェックが終われば、資料は完成です♪

お疲れ様でした。

3. まとめ

いかがでしたでしょうか?

これが、外資系のコンサルティング会社で実際に実践されている資料作成方法です。

ここで使っている資料も、内容を一部変えてはいますが、実際に研修で使用している資料です。

皆さんも資料を作成する際は、上記ステップを常に意識・また実践して頂き、スキルアップに努めましょう!

それでは、また♪